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Midi Correzien

Les outils collaboratifs et du Full-Cloud dans le cadre de la création d'un nouvel EPCI 

Le cahier des charges

Dans le cadre d’une fusion extension

  • Négocier le virage de la création du nouvel EPCI et assurer la continuité de service

  • Mutualiser les coûts

  • Faciliter la mobilité et le travail collaboratif des agents

  • Privilégier une infrastructure dématérialisée et portable de manière à mieux gérer d’éventuels changements.

Les points clés

La Communauté de Communes Midi Corrézien est le fruit d’une fusion extension de trois communautés de communes et d’une commune : les Communautés de Communes du Canton de Beynat, celle des Villages du Midi-Corrézien, celle du Sud Corrézien et la commune d’Altillac

  • Création : 1er Janvier 2017

  • 35 communes

  • 389 km²

  • 13.500 habitants

  • Un budget de fonctionnement de 6 M€

  • 65 agents permanents et jusqu’à 80 en saison

  • Un CIAS (Centre Intercommunal d’Action Social)

Le contexte

  • Amedia Solutions équipait déjà deux des trois communautés de communes avec une solution internalisée client serveur

  • La réflexion sur l’infrastructure est menée dans un cadre d’incertitude quant à la définition exacte du périmètre de fusion initialement envisagé à 6 intercommunalités.

Un contexte de fusion au périmètre incertain …

« Raconter » ce projet c’est aussi se remettre dans un contexte complexe induit par la loi NOTRe et en l’occurrence par un schéma départemental de coopération intercommunale, qui en 2015, imposa la fusion aux structures intercommunales corréziennes de moins de 5000 habitants. La prescription initiale prévoyait même une fusion pours les 6 intercommunalités de la « vallée de la Dordogne Corrézienne ».

Finalement amendée cette proposition ne fut pas retenue par la commission départementale et la création d’un nouvel EPCI était décidé : la Communauté de Communes du Midi Corrézien fruit d’une fusion extension voyait alors le jour sur les bases des Communautés de Communes du Canton de Beynat, celle des villages du Midi-Corrézien, celle du Sud Corrézien et la commune d’Altillac.

Une infrastructure dématérialisée pour répondre à cette incertitude

Ce contexte incertain a eu une incidence forte sur la réflexion menée à l’époque par Hakim Djafar, Directeur général des services, et ses équipes. « Concernant l’infrastructure informatique, il nous fallait aller vite, l’échéance du 1er janvier approchant. Amedia Solutions était déjà prestataire de deux Communautés de Communes sur trois et connaissait donc en grande partie le contexte et les acteurs du projet. Les incertitudes liées au périmètre exact de la fusion nous ont également poussé à privilégier une solution dématérialisée, Amedia Solutions proposait alors une infrastructure cloud qui de fait semblait correspondre à nos attentes. »

La Communauté de Communes du Midi Corrézien partait d’un parc informatique articulé autour de solutions terminal / serveur internalisées, de solutions de téléphonie commutées, avait le souhait de mutualiser les coûts, d’opter pour des solutions dématérialisées et d’arriver à faciliter la mobilité et le travail collaboratif des agents.

Une solution « full cloud »

Le savoir-faire d’Amedia Solutions ? Dimensionner et designer des solutions cloud adaptées à des situations concrètes. Dans le cadre de la Communauté de Communes du Midi Corrézien le premier enjeu était de relier tout le monde au cœur de réseau : 3 sites ont été fibrés, les sites périphériques : ALSH, autres sites … ont été reliés avec du SDSL. La force de l’interconnexion proposée est de relier les différents sites sans transiter par l’internet public. Le lien se fait via un tunnel VPN (Réseau Privé Virtuel) MPLS entièrement sécurisé et privé, les réseaux locaux de chaque site étant donc ainsi reliés entre eux via le cœur de réseau (Lan-to-Lan). Cette technique garantit une circulation de l’information complétement étanche avec l’extérieur.

Pour autant, du personnel est mobile et doit pouvoir se connecter à l’infrastructure de n’importe où et n’importe quand. Les utilisateurs nomades peuvent se connecter via des VPN SSL de manière à sécuriser les échanges avec le cœur de réseau, ces accès entrants via l’internet public transitent par le firewall qui agit comme un rempart avec l’extérieur et les attaques éventuelles.

Cette infrastructure en place, plusieurs solutions ont pu alors être déployées :

  • Une messagerie collaborative Exchange avec agendas partagés et tout l’intérêt de la synchronisation avec les téléphones mobiles.

  • Un serveur cloud :

    • avec les données de chacun accessibles via son bureau virtuel. (En me connectant au serveur je retrouve tout mon environnement de travail)

    • les logiciels métiers : Paie, Compta, RH, Enfance / jeunesse, logiciel CIAS …

  • La téléphonie sur IP en CENTREX (IPBX entièrement externalisé dans le cloud) avec tous les services attendus et avantages induits par la VoIP.

  • Des accès conservés pour historique notamment à des serveurs sur les LAN des anciennes Communautés de Communes.

  • Enfin Amedia Solutions a également fourni de la téléphonie mobile aux agents concernés par ce besoin.

Une situation d’urgence !

La fusion actée il a fallu aller très vite tout en composant avec les déménagements et les réaffectations de chacun.

« Grosso modo le projet s’est étalé sur trois mois de Janvier à fin Mars 2017 avec quelques jalons importants : le serveur et les logiciels Berger Levrault tout début janvier, la messagerie en février, la téléphonie en mars, de nombreux sites étaient concernés et nous avons un peu abreuvé Amedia de petites demandes en tous genres mais ils sont su faire preuve d’une bonne réactivité »

Il est vrai que gérer de tels changements à l’échelle de ce territoire et de 65 agents n’est pas chose aisée, Amedia Solutions a dû s’adapter et occuper le terrain de manière à accompagner au mieux les différents acteurs dans ce grand changement à la fois professionnel et technique.

Un projet de cette ampleur nécessite un accompagnement technique mais aussi administratif important pour inventorier les contrats, abonnements en cours, … dans le but de les substituer par les nouveaux, la conduite de projet dans son ensemble est donc le préalable indispensable à la réussite d’une telle opération.

Quel bilan ?

Hakim Djafar souligne d’emblée le recours à la solution 100% cloud qui selon lui « aura grandement facilité le travail en mobilité, les agents se connectant de n’importe où et de manière totalement sécurisée » Il y voit là un grand confort et une souplesse organisationnelle évidente.

La simplification administrative est également un point fort : un seul prestataire pour gérer le lien internet, le serveur externalisé, la téléphonie fixe, mobile, la messagerie, … un seul interlocuteur pour tous ces services c’est un réel plus et des soucis d’assistance en moins !

Des économies d’échelle « Même si l’on n’a pas encore eu le temps d’étudier cela dans le détail on compte fortement sur des économies en matière de téléphonie notamment. »

Enfin une infrastructure dématérialisée telle qu’elle a pu être mise en place fait qu’il y a désormais très peu de maintenance in situ évitant ainsi les déplacements ou les coûts relatifs à la maintenance d’un serveur internalisé.

Pour ce qui est des améliorations potentielles M. Djafar souffle quelques pistes sur le suivi des incidents où l’outil de suivi ne pousse pas automatiquement de notification une fois l’incident résolu. Quelques remarques pertinentes quant au projet global sont également évoquées et auront le mérite de venir alimenter la réflexion et l’autocritique de nos équipes dans le but d’améliorer notre qualité de services.

Et l’avenir ?

« Nous avons aujourd’hui une infrastructure qui fonctionne et qui est suffisamment dimensionnée, nous n’avons donc pas de besoin concernant celle-ci. La RGPD, la réalisation du futur site internet vont désormais occuper nos réflexions informatiques. »

 

Youtube H.Djafar
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